Để vận hành và quản trị ổn định một hệ thống phần mềm phức tạp, yêu cầu tối thiểu và bắt buộc đối với tất cả những người dùng trước khi tham gia vào hệ thống là phải nắm được cách thức hoạt động của hệ thống, phải có kiến thức đầy đủ và chuẩn xác về các nghiệp vụ được thể hiện trên hệ thống, cũng như làm thế nào để luôn thao tác đúng và chính xác những nghiệp vụ này, giúp hệ thống đạt tới sự vận hành hoàn hảo.
Đây là chương trình đào tạo bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp khi tiến hành triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm vào thực tiễn quản lý kinh doanh, nhằm giúp cho mọi thành viên từ nhân viên tập sự cho đến người lãnh đạo tối cao đều thống nhất về cách thức sử dụng phần mềm và được trang bị những kiến thức tin học nhất định, giúp cho việc áp dụng phần mềm đạt được hiệu quả tối đa như mong đợi.